Bescheidverwaltung

Bescheidverwaltung Struktur für komplexe Abläufe im Bescheidwesen

Die syneris Bescheidverwaltung unterstützt bei der rechtssicheren Verwaltung von behördlichen Bescheiden (z.B. §82b) aller Rechtsbereiche. Die aus Gesetzen und Verordnungen, Normen und Richtlinien resultierenden Pflichten und Aufgaben können organisiert und umgesetzt werden. Legal Compliance Anforderungen werden somit erfüllt.

Bescheide inkl. Termine und Aufgaben verwalten

Ein Bescheid wird erfasst, zugehörige Dokumentation wie Schriftverkehr, Einreichunterlagen, Folgedokumente können übersichtlich beigefügt werden.

Aus dem Bescheid resultierende einmalige oder wiederkehrende Aufgaben oder Überprüfungen werden erstellt und im System zugeteilt. Per E-Mailbenachrichtigung wird der zuständige Mitarbeiter informiert.

An wiederkehrende Überprüfungen wird automatisiert erinnert, die Erledigung erfolgt im System. Offene bzw. überfällige Aufgaben und Prüfungen können mittels Ampelfunktion optisch dargestellt werden.

Wenn der Bescheid an mehreren Stellen im Unternehmen seine Gültigkeit hat, kann er auch mehrfach verlinkt werden. Somit arbeiten alle berechtigen Personen – auch von unterschiedlichen Abteilungen – stets am aktuellen Bescheid.

Rechtsdienst, Rechtsupdate, RIS

Neue oder geänderte Gesetze und Verordnungen können durch einen intervallweisen Abgleich abgefragt und nach syneris importiert werden.

Alternativ kann durch einen integrierten Link auch jederzeit aktiv auf das Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS-Datenbank) zugegriffen werden, um verlautbarte Rechtsvorschriften und Verordnungen einsehen und Aktualisierungen herunterladen zu können.

Behördendokumente mit syneris verwalten
syneris Bescheidverwaltung: Aktivitäten werden protokolliert
und können nachverfolgt werden.

syneris ist völlig flexibel betreffend Strukturen, Bezeichnungen und Abläufen einstellbar. Je nach Bedarf des Kunden können auch die Masken beliebig gestaltet werden. Im folgenden Beispiel handelt es sich um einen Bescheid, der für mehrere Abteilungen in einem Unternehmen wesentlich ist.

Verwaltung eines Bescheids
Ein Bescheid, der dem Gewerberecht unterliegt, soll inklusive zugehöriger Dokumentation und Terminsteuerung digital verwaltet werden. Titel, Geschäftszahl, Rechtsbereich und weitere wesentliche Dinge werden erfasst. Durch einfaches Anklicken von Checkboxen wird der Bescheid auch als anlagen- und §82b-relevant gekennzeichnet. Somit wird er einerseits automatisch zu der ausgewählten Anlage verknüpft und anderseits ist er bei Abfragen einfach als §82b-relevant zu identifizieren.

Aufgabenverwaltung mit E-Mailbenachrichtigung
Aufgrund der Auflagen werden (wiederkehrende) Aufgaben erstellt und im System sogleich dem verantwortlichen Mitarbeiter zugeteilt. Eine E-Mailbenachrichtigung informiert den Mitarbeiter, dass es Handlungsbedarf gibt. Der im E-Mail erhaltene Link führt ihn direkt zur betreffenden Aufgabe. Der Mitarbeiter kann diese direkt im System als erledigt abhaken und ggfs. zugehörige Dokumente einbringen.
Relevante Dokumentation wie Schriftverkehr, Einreichpläne, Befunde, Gutachten, Prüfbescheinigungen wird übersichtlich beigefügt.

Rechtsupdate
Für rechtliche Updates kann die Bundesgesetzdatenbank mittels RIS-Kopplung direkt angesteuert werden, wahlweise aktuell oder nach Stichtag. syneris weist auf aktuelle Änderungen bei den Paragraphen hin. Alternativ kann mittels Rechtsdienst das Rechtsregister in syneris eingebracht werden.

syneris Webinar Bescheidwesen

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