syneris Geschäftsprozessoptimierung
Projektbericht: Verwaltung projektrelevanter Daten

syneris Projektmanagement bei Umdasch Shopfitting

Projektmanagement für Assmann Ladenbau

(= Umdasch Shopfitting GmbH)

Seit Anfang des Jahres 2008 arbeitet die Assmann Ladenbau Leibnitz GmbH – kurz ALL genannt – erfolgreich mit dem TECHNODAT Dokumentenmanagement System syneris als kunden-/ produktbezogenes Projektmanagement-System.

Der österreichische Ladenbauprofi ist in Mittel- und Osteuropa auch mit Tochterfirmen und Repräsentanzen vertreten und gehört als Member of the Umdasch Shopfitting Group zur stärksten Ladenbaugruppe Europas. Zusätzlich bietet das Unternehmen hochwertige Auftragsfertigung für die produzierende Industrie und individuelle Displaylösungen für die Markenartikelindustrie.

Zentrale Lösung für die Projektabwicklung

Die Abwicklung der Projekte über das Dokumentenmanagement System syneris dient bei ALL als zentrale Lösung zur Verwaltung aller projektrelevanten Daten. Die bereichs- und abteilungsübergreifende Projektbearbeitung und Dokumentation (Projektierung, kfm. Auftragsabwicklung, Arbeitsvorbereitung/Entwicklung, Einkauf/Disposition, Qualitätsmanagement und Geschäftsführung) wurde mit dem syneris DMS erreicht.
Um das standortübergreifende Arbeiten zu ermöglichen, werden syneris Cache-/ File-Server eingesetzt.

Die Projektanlage erfolgt im Assmann-ERP-System und die wesentlichen Metadaten werden in syneris dargestellt. Der Aufbau des Projektstrukturbaumes erfolgt in syneris im Zuge der regelbasierenden Dokumentenzuordnung
/-anlage automatisch.

Übersichtlich strukturierte Dokumentation

Sämtliche Dokumente zu einem Projekt sind in syneris auf einen Blick einsehbar. Dabei handelt es sich z.B. um E-Mails, Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, CAD-Zeichnungen etc. So kommen z.B. die Angebote in Echtzeit - inklusive automatischer syneris-Versionierung bei Angebotsänderungen - aus dem ERP-System.

Produktions- und auftragsbezogene Anforderungen werden über syneris Workflows (z.B. Terminrückmeldungen für Dispositionsaufträge, Reklamationsmeldungen) in einem hohen Ausmaß automatisiert unterstützt.

Grobe Prozessbeschreibung des Reklamationsmanagements

Die "Projektierung" erstellt in syneris eine Reklamationsmeldung, die Abteilung "kaufmännische Auftragsabwicklung" wird über syneris Workflows verständigt, bearbeitet den Sachverhalt weiter und informiert auch die Abteilung "Qualitätsmanagement" über syneris. Das Qualitätsmanagement setzt im Anschluss Korrekturmaßnahmen.
Sämtliche Bearbeitungsschritte werden via syneris Workflows den betroffenen Abteilungen/Personen mitgeteilt.

Neben Kundenprojekten und deren Dokumentation werden auch interne Dokumente inkl. Workflowmanagement mit syneris abgewickelt (Investitionsanträge, interne Aufträge etc.).

Die Dokumentenerstellung erfolgt nicht nur in syneris, sondern auch im ERP- (z.B. Angebote) und im Mail-System. Letztlich sind jedoch sämtliche projektrelevante Dokumente über syneris einsehbar.

Papierdokumentation wie z.B. Lieferscheine oder Bestellungen werden via Scanner digitalisiert und über OCR-Software-Modul automatisch beschlagwortet und in syneris importiert.

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