Arbeitsanweisung am Beispiel "Überprüfung von Druckleitungen"

Bei der Gestaltung von Arbeitsabläufen in Organisationen soll Qualitätsmanagement sicherstellen, dass Qualitätsbelange erreicht werden.
Am Beispiel "Überprüfung von Druckleitungen" soll aufgezeigt werden, wie syneris diesen Arbeitsablauf unterstützt.

Im Wesentlichen müssen zwei Prozesse beachtet werden:
- Die notwendige Dokumentationserstellung und -verwaltung "Überprüfung von Druckleitungen"
- Die Durchführung der Aufgabe "Überprüfung von Druckleitungen" (Hauptprozess)

Dokumentation der "Überprüfung von Druckleitungen"

  • Aus den Vorschriften (Druckgeräte-Überwachungsverordnung) leitet sich eine Arbeitsanweisung ab, wie im konkreten Fall die Überprüfung der Druckleitung zu erfolgen hat.
  • Diese Arbeitsanweisung durchläuft bei der Erstellung einen Bearbeitungs-, Prüf- und Freigabeprozess und es muss festgelegt werden, ab wann diese Arbeitsanweisung gültig ist.
  • Änderungen dieser Arbeitsanweisung müssen ebenfalls diesen Prozess durchlaufen und die geänderten Dokumente werden mit entsprechenden Versionen versehen.
  • Wichtig dabei ist natürlich auch, dass eine Arbeitsanweisung in einem bestimmten Status (z.B. in Bearbeitung, freigegeben, gültig, ungültig) nur für einen bestimmten Personenkreis - geregelt über ein Berechtigungssystem - zugänglich ist.
  • Der Mitarbeiter kann die Prüfung der Druckleitung nur dann richtig durchführen, wenn er die richtige (= zuletzt gültige) Version der Arbeitsanweisung auch nachweislich gelesen hat.
  • Die richtige Version wird durch syneris sichergestellt. Mit dem Versenden der Arbeitsanweisung per E-Mail an einen definierten Verteiler und dem Einfordern einer Lesebestätigung stellt syneris sicher, dass die Arbeitsanweisung auch gelesen wurde.
  • Nach der Durchführung der Prüfung der Druckleitung ist ein Prüfprotokoll zu erstellen bzw. das Prüfergebnis in ein Prüfbuch einzutragen. Dieses Prüfprotokoll kann ebenfalls ein durch syneris gesteuertes Prüf- und Freigabeverfahren durchlaufen.

Durchführung der Aufgabe "Überprüfung von Druckleitungen" mit Terminverwaltung

  • Mit syneris kann jedoch nicht nur der Dokumentenfluss gesteuert und kontrolliert werden, sondern es können auch die damit verbundenen Aufgaben des Hauptprozesses verfolgt werden.
  • Mit dem Objekt "Aufgabe" werden in syneris der Aufgabenumfang, die verantwortlichen Personen und die Termine festgelegt. Über Benachrichtigungen und Rückmeldungen wird die termingerechte Durchführung der Aufgabe von syneris überwacht und somit sichergestellt.
Beispiel Qualitätsmanagment mit syneris

Abb: Qualitätsmanagement mit syneris am Beispiel einer Überprüfung von Druckleitungen