Möchten Sie, dass die Fülle der Dokumente für ein Projekt automatisiert in der vorgegebenen Projektstruktur abgelegt wird?

Die Anforderungen unserer Kunden bei der Einführung von syneris-Lösungen sind sehr unterschiedlich. Selten geht es um klassische, einfache Dokumentenmanagement-Anforderungen, sondern meistens um gezielte Lösungen wie zum Beispiel einer umfassenden Projektverwaltung und -abwicklung.

Folgender Bericht beschreibt die syneris-Installation bei einem unserer Kunden zur Projektverwaltung.

Lösungsbericht

Die Abwicklung der Projekte über syneris dient als Lösung zur zentralen Verwaltung aller projektrelevanten Daten. Die bereichs- und abteilungsübergreifende Projektbearbeitung und Dokumentation (Projektierung, kfm. Auftragsabwicklung, Arbeitsvorbereitung/Entwicklung, Einkauf/Disposition, Qualitätsmanagement und Geschäftsführung) wird durch syneris ermöglicht, auch standortübergreifend.

Die Projektanlage erfolgt im ERP-System und die wesentlichen Metadaten werden von syneris übernommen. Der Aufbau des Projektstrukturbaumes erfolgt in syneris im Zuge der regelbasierenden Dokumentenzuordnung/-Anlage automatisch.

Sämtliche Dokumente zu einem Projekt sind in syneris auf einen Blick einsehbar. Dabei handelt es sich z.B. um E-Mails, Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, CAD-Zeichnungen, Protokolle, Berichte, etc. So kommen z.B. die Angebote in Echtzeit - inklusive automatischer syneris-Versionierung bei Angebotsänderungen - aus dem ERP-System.

Produktions- und auftragsbezogene Anforderungen werden über syneris-Workflow (z.B. Terminrückmeldungen für Dispositionsaufträge, Reklamationsmeldungen) in einem hohen Ausmaß automatisiert unterstützt.

Grobe Prozessbeschreibung des Reklamationsmanagements:

Die "Projektierung" erstellt in syneris eine Reklamationsmeldung. Die Abteilung "kaufmännische Auftragsabwicklung" wird über syneris-Workflows verständigt, bearbeitet den Sachverhalt weiter und informiert auch die Abteilung "Qualitätsmanagement" über syneris. Das Qualitätsmanagement setzt im Anschluss Korrekturmaßnahmen.
Sämtliche Bearbeitungsschritte werden via syneris-Workflows den betroffenen Abteilungen/Personen mitgeteilt.

Neben Kundenprojekten und deren Dokumentation werden auch interne Dokumente inkl. Workflowmanagement mit syneris abgewickelt (Investitionsanträge, interne Aufträge etc.).

Papierdokumentation wie z.B. Lieferscheine oder Bestellungen werden via Scanner digitalisiert und über OCR-Software-Modul automatisch beschlagwortet und in syneris importiert.

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