Workflow / Collaboration

Erst mit einem Workflow kommt Leben in eine Dokumentenverwaltung. Eine papierlose, digitale Dokumentenlenkung garantiert von der Erstellung und Prüfung bis zur Freigabe und Verteilung sowie Verwaltung/Archivierung sämtlicher Dokumentenversionen eine lückenlose automatisierte Nachvollziehbarkeit aller Dokumente/Pläne.

Automatisierte Workflowmechanismen für dokumentenrelevante Prozesse

Workflows können so vielgestaltig sein wie Geschäftsprozesse und sind daher firmenspezifisch festzulegen.
Ein Workflow ist immer verbunden mit Berechtigungen (wer darf welches Dokument ansehen, ändern, drucken, etc.), mit Zusammenarbeit oft über Abteilungsgrenzen oder Standorte hinweg (Collaboration), dem Einhalten von Regeln und dem Dokumentieren der Abläufe (Historie, Versionen). An Statuswechsel können automatisch Aktionen gebunden werden, wie z.B. E-Mail-Benachrichtigungen zur Informationsverteilung oder dem Erzeugen einer PDF- (oder TIFF) -Datei bei Freigabe eines Dokumentes.

Damit wird syneris workflow zu einem wichtigen Bestandteil der Qualitätssicherung in einem Unternehmen.

Die Abbildung zeigt ein Beispiel eines einfachen Freigabeprozesses:

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