Scannen und Import

Dokumentenmanagementsysteme verwalten unzählige Dokumente, aber wie kommen diese in das System?

Scannen von Papierdokumenten

Papierdokumente (von A5-Belegen bis zu A0-Zeichnungen) werden gescannt, beschlagwortet und übernommen. Abhängig von der Menge und Art der zu scannenden Dokumente gibt es verschiedene Verfahren, um diese Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Bei geringen Mengen übernimmt syneris die abgelegten, zuvor offline eingescannten Dokumente. Die Beschlagwortung erfolgt manuell, wobei die Preview-Komponente von syneris sehr hilfreich ist.

Bei größeren Mengen wird OCR-Software eingesetzt, um den Beschlagwortungsvorgang weitgehend automatisieren zu können.

Digitale Dokumente

Werden Dokumente mit EDV-Systemen erstellt (z.B. Word, AutoCAD), so kann das von vornherein unter der Verwaltung von syneris erfolgen. Mit der zentralen Verwaltung von Vorlagen in syneris und den Möglichkeiten z.B. bei Zeichnungen Schriftkopfdaten automatisch zu übernehmen oder bei Word-Dokumenten automatisch bestimmte Feldinhalte als Metadaten zu übernehmen, wird der Aufwand reduziert.

Es ist auch jederzeit möglich, außerhalb von syneris erstellte Dokumente per "drag & drop" in das System zu übernehmen.

Firmen, die ein Dokumentenmanagementsystem einführen, müssen bereits existierende Dokumente (Papier, elektronische Dokumente) in großer Anzahl in das System übernehmen. Für das Scannen von großen Mengen an Papierdokumenten gibt es spezialisierte Dienstleister. Für den Massenimport von digitalen, gespeicherten Dokumenten hat TECHNODAT entsprechende Erfahrung und einen Werkzeugkasten entwickelt, der an die kundenspezifischen Prozesse leicht adaptiert werden kann, um diese aufwendigen Arbeiten zu automatisieren. Ziel ist es dabei immer, bestehende Daten (z.B. Filenamen, Datum, Ersteller, Strukturinformationen, etc.) automatisch in Metadaten der Dokumente überzuführen.

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