Office & E-Mail

Ordnung mit System - System als Fundament für effiziente Arbeit

Die steigende Menge an Office-/Verwaltungsdokumentationen und E-Mails samt Attachments erfordert ein effizientes und integratives Dokumentenmanagement System.

Reibungslose Office-Integration inkl. Vorlagenverwaltung

Zumeist gibt es eine Reihe unterschiedlicher Dokumentenarten (Brief, Protokoll, Angebot, Bestellung, Beleg, ...) mit entsprechenden Vorlagen. Office-Vorlagen können in syneris verwaltet und bei der Erstellung von Dokumenten jeweils der richtigen Dokumentenart zugeordnet werden. Ein automatischer Abgleich der Metadaten mit den entsprechenden Vorlagen-Feldern sorgt für Eindeutigkeit und reduziert den Aufwand bei der Beschlagwortung.
Das Dokumentenmanagement System syneris arbeitet gekoppelt mit vorhandenen Office-Standardapplikationen. Per Knopfdruck lassen sich die Dokumente der jeweiligen Applikation verwalten, recherchieren und zur Wiederbearbeitung öffnen. Die Versionsverwaltung behält auch bei mehreren unterschiedlichen Versionen den Überblick.

Als Partner von Microsoft entwickelte TECHNODAT seine Software syneris mit den MS-Entwicklungswerkzeugen. Das Ergebnis: ein optimales Zusammenspiel der MS-Office-Produkte mit dem Dokumentenmanagement System syneris.

E-Mail-Verwaltung und -Archivierung mit syneris

Die Nutzung von E-Mail ist heute in allen Unternehmen eine der wichtigsten Kommunikationsformen und hat den traditionellen Austausch von Papierdokumenten fast völlig abgelöst. Da wir den Schwerpunkt beim Einsatz von syneris in der Unterstützung dokumentenrelevanter Prozesse sehen, ist es für uns wichtig, dass E-Mails vollständig in diese Prozesse eingebunden werden können. Ergänzend dazu – aber auch als Konsequenz einer vollständigen Prozessunterstützung – deckt das Dokumentenmanagement System syneris auch die revisionssichere Archivierung von E-Mails und die Entlastung der Postfächer der Mitarbeiter ab. Einstellbare Automatismen (Firmenstandard oder Mitarbeiter bezogen) erleichtern das Handling.

Für das Verständnis der folgenden Beschreibung der Funktionen und Möglichkeiten von syneris bei der E-Mail-Verwaltung und Archivierung sind folgende Punkte wichtig:

• Eine E-Mail (E-Mail-Body und Attachment) ist nicht zwingend die Dokumentenart E-Mail, sondern kann eine Notiz, ein Vertrag, eine Zeichnung, ein Angebot, etc. sein. Bei eingehenden E-Mails, die in syneris übernommen werden, wird das klar unterschieden. Bei ausgehenden E-Mails ist beim Attachment die Dokumentenart ohnehin in syneris festgelegt.
  

• Eingehende E-Mails (mit/ohne Attachments) werden von syneris nicht automatisch übernommen (Ausnahmen sind möglich), sondern werden vom Benutzer gezielt und z.T. mit ergänzenden Metadaten Dokumentenmanagement System syneris abgelegt. Das gewährleistet die richtige Zuordnung zu Dokumentenarten und Ordnungsstrukturen.
  

Funktionen

Eingehende E-Mails

Eine oder mehrere E-Mails inkl. Attachments können aus jedem beliebigen Outlook Ordner mit Drag & Drop nach syneris übernommen werden. Dabei kann der User für E-Mail-Body und Attachments beliebige Dokumentenarten wählen, Felder aus der E-Mail (z.B. Empfänger, Absender, Betreff, Datum, Zeit,…) in die ausgewählte Dokumentenart automatisch übernehmen oder die Eigenschaften des anzulegenden Objekts manuell befüllen.
Ein Standardmapping kann durch Administratoren auch vorbelegt werden, was den Aufwand des Importvorgangs für den User auf ein paar Mausklicks reduziert.

Eindeutigkeit:
Beim Import von E-Mails wird darauf geachtet, dass das jeweilige E-Mail nur einmal im System vorhanden ist. Es kann nach verschiedensten Kriterien der Eindeutigkeit gegen alle bereits vorhandenen E-Mails im System überprüft werden, um den User beim Versuch ein bereits (z. B. von einem anderen Benutzer) importiertes E-Mail erneut anzulegen, zu warnen.
Dadurch wird verhindert, dass dasselbe E-Mail, das z.B. an einen firmeninternen Verteiler geschickt wird, mehrmals nach syneris importiert wird.

Abb: Übernahme einer Email nach syneris per Drag & Drop

E-Mail zur Prozesssteuerung

Bei der Abbildung von Prozessen in syneris erfolgt die Benachrichtigung, z.B. über erfolgte oder durchzuführende Arbeitsschritte, in vielen Fällen über E-Mails. Via Link-Funktion kann der Benutzer mit einem Mausklick auf das relevante Objekt (Dokument oder Informationsobjekt) in syneris zugreifen.

E-Mail-Versand

Mit der Funktion "Send E-Mail" in syneris können beliebige Dokumente als Attachments an den E-Mail-Editor (z.B. Outlook) übergeben werden. Die Attachments werden ggfs. automatisch gezipt und so speichersparend versendet.

E-Mail-Archivierung

E-Mails können sowohl in Body und Attachments getrennt (in verschiedenen Dokumentenarten) als auch optional in Form von E-Mail-Containern abgelegt werden. Diese beinhalten die .msg Datei, welche aus dem Body und allen dazugehörigen Attachments besteht. Die Mail wird vollständig unter einem syneris Objekt als einzelne Datei abgelegt (aus rechtlicher Sicht müssen E-Mails immer vollständig abgelegt werden – dies ist hiermit erfüllt). Die .msg Dateien können zu Archivierungszwecken nach PDF/A (Standardformat zur Archivierung) konvertiert werden.
 

Selbstablaufende Demo syneris im Office-Umfeld Übersicht, Handling

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