Kopplung syneris mit Archivsystemen
am Beispiel EASY ARCHIV
Dokumentenrelevante Prozesse in kaufmännischen
Unternehmensbereichen (z.B. Archivieren von SAP-Belegen)
unterscheiden sich oftmals wesentlich von Abläufen in
technischen Unternehmensbereichen (z.B. Prüf- und
Freigabeverfahren für Pläne). Mit der Kopplung von EASY ARCHIV
und syneris wird für beide Anwendergruppen eine
optimale Lösung geboten.
Leistungsumfang
1. Endablage/Archiv
Von syneris ausgehend werden ausschließlich
Dokumente bzw. Versionen von Dokumenten in EASY ARCHIV abgelegt,
die sich nicht mehr ändern (wie z.B. freigegebene
Dokumente/Pläne). Wann ein Dokument archiviert (und in ein
Archivformat wie PDF/A automatisch konvertiert) wird, kann
entweder durch den Benutzer oder durch einen definierten
Workflow festgelegt werden.
Bei der Archivierung wird entschieden,
ob das Dokument weiterhin benötigt wird oder ob das Dokument entfernt werden soll.
2. Suche
Anwender von syneris können Dokumente in
EASY ARCHIV suchen und darstellen.
Umgekehrt haben auch Anwender von EASY ARCHIV Zugriff auf alle archivierten Dokumente
aus syneris.
Vorteil-/ Nutzenpotenzial
- Anwender aus kaufmännischen Unternehmensbereichen greifen auf
EASY ARCHIV zu und haben somit auch Zugriff auf
Dokumente/Pläne, die von den technischen Abteilungen erstellt
und in EASY ARCHIV endabgelegt wurden.
- Anwender aus technischen Unternehmensbereichen nutzen die
Stärken des technisch orientierten Dokumentenmanagement
Systems syneris. Ein sofortiger Zugriff auf alle im
Lifecycle stehenden Dokumente (Pläne, Bescheide, Normen,
Wartungsberichte, Protokolle, …), die direkt aus der
entsprechenden Anwendung oder über den syneris-Client bearbeitet werden können, ist ebenso möglich wie der
Zugriff auf kaufmännisch orientierte Dokumente, die in EASY
ARCHIV abgelegt sind (wie z.B. Eingangsrechnungen für eine
Angebotskalkulation einer technischen Anlage).
- Eine einheitliche revisionssichere Langzeitarchivierung für alle
Dokumente ist über die EASY ARCHIV- Endablage gewährleistet.
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