Archivierung
Jedes Unternehmen muss zahlreiche Unterlagen – von technischen Zeichnungen
bis Besprechungsprotokollen, von kaufmännischen Belegen bis E-Mails – jahrelang aufbewahren.
Jeder kennt die mühsame und zeitraubende Suche in
digitalen und Papierarchiven.
Mit syneris archiv, der Komponente für das elektronische
Archiv, gibt es eine Lösung für die revisionssichere Langzeitarchivierung
1) sämtlicher
Dokumente.
Aber auch die Archivierung muss gut überlegt
sein und ist nicht nur durch die Installation einer
Softwarekomponente erledigt:
- Sollen Dokumente auch in Jahren noch durch das ursprüngliche
System bearbeitet werden können (z.B. Word, AutoCAD)?
- In welchem Format soll archiviert werden (z.B. PDF/A)?
- Gibt es gesetzliche Vorschriften über die Aufbewahrungsfrist
für bestimmte Unterlagen?
- Wie groß sind die zu archivierenden Datenmengen?
- Welche Datenträger sollen zum Einsatz kommen (z.B. WORM)?
- Revisionssicherheit wird nicht nur durch Hardware- und
Softwarekomponenten erreicht, sondern der ganze Prozess von
der Erzeugung, Archivierung bis zur neuerlichen Recherche muss
"revisionssicher" sein.
Leistungsumfang
Archivierung von Plänen und Dokumenten im technischen Bereich
Maschinen und Anlagen (z.B. Kraftwerke, Fabriken) werden oft
über einen sehr langen Zeitraum betrieben. Für den Betrieb
und die Instandhaltung werden Konstruktionsunterlagen,
Beschreibungen und Bescheide benötigt.
Mit syneris werden workflowgesteuert automatisch Konvertierungen
der Pläne und Dokumente in ein neutrales Datenformat wie Tiff
oder PDF/A vorgenommen, die sich für die Langzeitspeicherung
eignen. Damit können diese Unterlagen unabhängig vom
Erzeugersystem angezeigt, gedruckt und zusätzlich auf langlebige
Speichermedien ausgelagert werden.
Archivierung von kaufmännischen und betriebswirtschaftlichen
Belegen und SAP-Dokumenten
Zur Archivierung von Ausgangsrechnungen, Lieferscheinen,
Bestellungen und anderen kaufmännischen Unterlagen realisieren
wir Lösungen mit unseren
Partnern.
1) Unter "revisionssicherer Archivierung" versteht man
Archivsysteme, die nach den Vorgaben der BAO und weiterer Richtlinien Daten und Dokumente sicher,
unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und
datenbankgestützt recherchierbar verwalten.
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