Kunden-/ Produktbezogenes Projektmanagement
am Beispiel einer Kundenlösung

Der Anforderungsschwerpunkt einzelner TECHNODAT Kunden vor der Einführung von syneris Lösungen ist sehr unterschiedlich. Selten geht es um klassische, einfache Dokumentenmanagement-Anforderungen, sondern meistens um gezielte Lösungen wie zum Beispiel einer umfassenden Projektverwaltung.

Folgender kurzer Lösungsbericht beschreibt die Installation des syneris Dokumentenmanagement Systems bei einem Kunden als kunden- bzw. produktbezogenes Projektmanagement.

Lösungsbericht

Die Abwicklung der Projekte über das syneris Dokumentenmanagement System dient als Lösung zur zentralen Verwaltung aller projektrelevanten Daten. Die bereichs- und abteilungsübergreifende Projekt-Bearbeitung und Dokumentation (Projektierung, kfm. Auftragsabwicklung, Arbeitsvorbereitung/Entwicklung, Einkauf/Disposition, Qualitätsmanagement und Geschäftsführung) wird durch das syneris DMS ermöglicht. Um das standortübergreifende Arbeiten zu gewährleisten, werden syneris Cache-/File- Server eingesetzt.

Die Projektanlage erfolgt im ERP-System und die wesentlichen Metadaten werden von syneris übernommen und dargestellt. Der Aufbau des Projektstrukturbaumes erfolgt im syneris Dokumentenmanagement System im Zuge der regelbasierenden Dokumentenzuordnung/-Anlage automatisch.

Sämtliche Dokumente zu einem Projekt sind im syneris DMS auf einen Blick einsehbar. Dabei handelt es sich z.B. um E-Mails, Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, CAD-Zeichnungen etc.
So kommen z.B. die Angebote in Echtzeit - inklusive automatischer syneris Versionierung bei Angebotsänderungen - aus dem ERP-System.

Produktions- und auftragsbezogene Anforderungen werden über syneris Workflows (z.B. Terminrückmeldungen für Dispositionsaufträge, Reklamationsmeldungen) in einem hohen Ausmaß automatisiert unterstützt.

Grobe Prozessbeschreibung des Reklamationsmanagements:

Die "Projektierung" erstellt in syneris eine Reklamationsmeldung. Die Abteilung "kaufmännische Auftragsabwicklung" wird über syneris Workflows verständigt, bearbeitet den Sachverhalt weiter und informiert auch die Abteilung "Qualitätsmanagement" über syneris. Das Qualitätsmanagement setzt im Anschluss Korrekturmaßnahmen.
Sämtliche Bearbeitungsschritte werden via syneris Workflows den betroffenen Abteilungen/Personen mitgeteilt.

Neben Kundenprojekten und deren Dokumentation werden auch interne Dokumente inkl. Workflowmanagement mit dem syneris Dokumentenmanagement System abgewickelt (Investitionsanträge, interne Aufträge etc.).

Die Dokumentenerstellung erfolgt nicht nur in syneris, sondern auch im ERP- (z.B. Angebote) und im Mailsystem. Letztlich sind jedoch sämtliche projektrelevante Dokumente über syneris einsehbar.

Papierdokumentation wie z.B. Lieferscheine oder Bestellungen werden via Scanner digitalisiert und über OCR-Software-Modul automatisch beschlagwortet und in das syneris Dokumentenmanagement System importiert.

Jänner 2009

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