Anlagenbezogenes Projektmanagement und Sicherheits-/ Anlagenmanagement

Der Anforderungsschwerpunkt einzelner TECHNODAT Kunden vor der Einführung von syneris Lösungen ist sehr unterschiedlich. Selten geht es um klassische, einfache Dokumentenmanagement-Anforderungen, sondern meistens um gezielte Lösungen wie zum Beispiel einer umfassenden Projektverwaltung.

Folgender kurzer Lösungsbericht beschreibt die Installation des syneris Dokumentenmanagement Systems bei einem Kunden als anlagenbezogenes Projektmanagement und Sicherheits-/ Anlagenmanagement.
 
Lösungsbericht

Das syneris Dokumentenmanagement System wird zur Verwaltung sämtlicher Daten bzw. Zeichnungen/Dokumente - insbesondere aus den Abteilungen Projektierung und Instandhaltung - eingesetzt.
Dies betrifft die Unternehmensbereiche: "Technische Projektierung", "Sicherheit & Anlagenmanagement", "Zeichnungsverwaltung allgemein" und zu einem späteren Zeitpunkt auch die "Bescheidverwaltung".

Alle Anlagenneubauten und -umbauten werden von der Technischen Projektierung mit dem syneris DMS abgewickelt.
Im Zuge der Projektanlage im syneris Dokumentenmanagement wird am Projekt ausgewählt, an welchen Anlagen (SAP Technische Plätze) der Neu-/ Umbau stattfindet.

Innerhalb des Projektes erstellt syneris nach erfolgten Feldeinträgen/Beschlagwortung sofort einheitliche Strukturen. Der Strukturbaum wird von syneris jedoch erst erstellt, sobald das erste Dokument angelegt wurde (es gibt somit keine leeren Ordner).
Ein wesentlicher Vorteil dieses syneris Projektmanagements ist, dass alle Projekte einheitlich aussehen.

Die Zuordnung neuer Dokumente (z.B. E-Mails, Protokolle, CAD-Zeichnungen, …) in die passende Projektstruktur erfolgt nach Beschlagwortung automatisiert durch das syneris Dokumentenmanagement System, unabhängig davon, an welcher Stelle im System sich der Anwender zum Bearbeitungszeitpunkt befindet.
Es werden ggfs. auch vordefinierte Vorlagen herangezogen und in die Projektstruktur eingefügt.
Anhand des Attributs "anlagenrelevant j/n" wird vom Anwender festgelegt, ob das jeweilige Dokument automatisch in die Anlagenstruktur verknüpft werden soll.
Bestimmte Dokumentenarten wie z.B. CAD-Zeichnungen oder Abnahmeprotokolle sind nicht manuell zu kennzeichnen, da diese immer anlagenrelevant sind.
Solange Dokumente nicht als anlagenrelevant gekennzeichnet sind, hat der Unternehmensbereich "Sicherheits- & Anlagenmanagement" auch keinen Zugriff auf diese Dokumente.

Die Basis für das Dokumentenmanagement im "Sicherheits- & Anlagenmanagement" sind die Technischen Plätze in SAP (Anlagenstruktur).
Die SAP/syneris- Kopplung synchronisiert die Technischen Plätze aus SAP nach syneris. Änderungen an der Anlagenstruktur in SAP werden automatisiert nach syneris übernommen.
Vom Technischen Platz in SAP ausgehend erfolgt der Zugriff auf das syneris Dokumentenmanagement System über einen Button.
Es wird der Technische Platz samt der relevanten Feldinformationen mit sämtlichen zugehörigen Dokumenten in syneris angezeigt.
Über die syneris Preview-Ansicht werden sofort alle Dokumente angezeigt, egal ob das Originärformat aus Word, CAD, … kommt.
Anschließend können Dokumentänderungen/-Neuanlagen vom Anwender vorgenommen werden.

Es werden im syneris Dokumentenmanagement System auch behördenrelevante Dokumente wie z.B. Bescheide verwaltet.
Zukünftig ist bei dieser syneris DMS Einführung ein Teilprojekt zur detaillierteren Bearbeitung des Themas Bescheidverwaltung inkl. Auflagen-/ Aufgabenmanagement in syneris angedacht.

Juni 2009

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