Prozessmanagement / QM

Der Fokus der kontinuierlichen Weiterentwicklung unserer Softwarelösungen liegt zuletzt verstärkt im Qualitätsmanagement / Prozessmanagement. Ziel ist die Erhöhung der Effizienz und die Sicherstellung, dass sämtliche Leistungen den Anforderungen einer Arbeit/Aufgabe/eines Prozesses entsprechend erfüllt werden, um so einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Nachfolgend werden im Dokumentenmanagement System syneris der Ablauf einer Aufgabe und die Organisation der dazugehörigen Dokumentation - beispielhaft - dargestellt:

Für den sicheren Betrieb einer Anlage sind die Einhaltung von Vorschriften und Bescheiden und damit z.B. die periodische Überprüfung von Druckleitungen notwendig.

Im Wesentlichen müssen zwei Prozesse beachtet werden:

• Die Durchführung der Aufgabe
  "Überprüfung von Druckleitungen" (Hauptprozess)


• Die dazu notwendige Dokumentationserstellung und -verwaltung
  "Überprüfung von Druckleitungen"

Dokumentation der "Überprüfung von Druckleitungen"

Aus den Vorschriften (Druckgeräte-Überwachungsverordnung) leitet sich eine Arbeitsanweisung ab, wie im konkreten Fall die Überprüfung der Druckleitung zu erfolgen hat.
Diese Arbeitsanweisung durchläuft bei der Erstellung einen Bearbeitungs-, Prüf- und Freigabeprozess und es muss festgelegt werden, ab wann diese Arbeitsanweisung gültig ist.

Änderungen dieser Arbeitsanweisung müssen ebenfalls diesen Prozess durchlaufen und die geänderten Dokumente werden mit entsprechenden Versionen versehen.

Wichtig dabei ist natürlich auch, dass eine Arbeitsanweisung in einem bestimmten Status (z.B. in Bearbeitung, freigegeben, gültig, ungültig) nur für einen bestimmten Personenkreis - geregelt über ein Berechtigungssystem - zugänglich ist.

Der Mitarbeiter kann die Prüfung der Druckleitung nur dann richtig durchführen, wenn er die richtige (= zuletzt gültige) Version der Arbeitsanweisung auch nachweislich gelesen hat.

Die richtige Version wird durch das Dokumentenmanagement System syneris sichergestellt. Mit dem Versenden der Arbeitsanweisung per E-Mail an einen definierten Verteiler und dem Einfordern einer Lesebestätigung stellt syneris sicher, dass die Arbeitsanweisung auch gelesen wurde.

Nach der Durchführung der Prüfung der Druckleitung ist ein Prüfprotokoll zu erstellen bzw. das Prüfergebnis in ein Prüfbuch einzutragen. Dieses Prüfprotokoll kann ebenfalls ein durch syneris gesteuertes Prüf- und Freigabeverfahren durchlaufen.

Durchführung der Aufgabe "Überprüfung von Druckleitungen" mit Terminverwaltung

Mit dem Dokumentenmanagement System syneris kann jedoch nicht nur der Dokumentenfluss gesteuert und kontrolliert werden, sondern es können auch die damit verbundenen Aufgaben des Hauptprozesses verfolgt werden.

Mit dem Objekt "Aufgabe" werden in syneris der Aufgabenumfang, die verantwortlichen Personen und die Termine festgelegt. Über Benachrichtigungen und Rückmeldungen wird die termingerechte Durchführung der Aufgabe von syneris überwacht und somit sichergestellt.

Qualitätsmanagement / Prozessmanagement im Dokumentenmanagement System syneris
anhand des Beispiels "Überprüfung von Druckleitungen"

Juni 2008

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