Vorschriftenverwaltung (QM, Arbeitssicherheit ...) und Aufgabenverwaltung bei

Die OÖ Ferngas Netz GmbH entschied sich vor kurzem für den zukünftigen Einsatz von syneris.

Aufgabenstellung

1. Interne Vorschriften

syneris wird inkl. E-Mail gestützter Workflowabbildung zur Dokumentenlenkung in folgenden Anwendungsbereichen eingeführt:

• Interne Standards
• QM-Dokumentation
• Bereitschaftsdienst (Krisen-/ Notfalldokumentation)
• KVP-Protokolle
• Arbeitssicherheit (schriftliche Weisungen, Sicherheitsdatenblätter,…)
• Schulungswesen

Wesentlich ist im Zuge der Umsetzung einerseits die Gewährleistung eines effektiven Versionsmanagements zur lückenlosen Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Dokumenten.
Des Weiteren legt ein auf Rollen/Personen basierendes Berechtigungssystem fest, auf welche Dokumente der Benutzer zugreifen bzw. welche Aktionen er ausführen kann.

Anwendungsbeispiel:
In syneris werden von zuständigen Mitarbeitern Dokumente z.B. zum Thema "Interne Standards" angelegt, geprüft, freigegeben und in der Folge automatisiert einem größeren Mitarbeiterkreis zur Verfügung gestellt. Diese Mitarbeiter können die für sie relevanten Informationen, Vorschriften, etc. abrufen und müssen diese als gelesen und "inhaltlich verstanden" bestätigen.

2. Aufgabenverwaltung

Aufgaben müssen definiert und an verschiedene Mitarbeiter zugewiesen werden. Der Status der Aufgabe soll indessen transparent nachverfolgt werden können.

Anwendungsbeispiel:
In syneris wird von einer berechtigten Person (Auftraggeber) für eine weitere Person (Bearbeiter) eine Aufgabe angelegt und auf den Status "Zur Bearbeitung" gesetzt. Der zustündige Bearbeiter bekommt eine automatisierte Information per E-Mail inkl. einem "syneris-Link". Über diesen Link kann er direkt aus dem Mailsystem auf die in syneris befindliche Aufgabe springen und sich diesbezüglich informieren. Um die Aufgabe anzunehmen, ändert er den Status auf "Akzeptiert", während der Arbeit wird der Status auf "In Bearbeitung" gesetzt.
Ist die Aufgabe abgeschlossen (ggfs. inkl. Hinzufügen weiterer zugehöriger Dokumente), wird der Status vom Bearbeiter auf "Durchgeführt" gesetzt. Der Auftraggeber wird in der Folge per Email entsprechend informiert, das Ergebnis nach erfolgter Kontrolle auf den Status "Abgeschlossen" gesetzt.

Der oberösterreichische Erdgasleitungsnetzbetreiber mit Sitz in Linz transportiert mehr als 2,4 Mrd. m³ Erdgas / Jahr durch das über 5.200 km lange Leitungsnetz und versorgt 63.000 Kunden im Bereich Industrie, Gewerbe, Kommunen sowie private Haushalte.

Jänner 2011

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