E-Mail-Verwaltung und -Archivierung mit syneris

Die Nutzung von E-Mail ist heute in allen Unternehmen eine der wichtigsten Kommunikationsformen und hat den traditionellen Austausch von Papierdokumenten fast völlig abgelöst. Da wir den Schwerpunkt beim Einsatz von syneris in der Unterstützung dokumentenrelevanter Prozesse sehen, ist es für uns wichtig, dass E-Mails vollständig in diese Prozesse eingebunden werden können. Ergänzend dazu – aber auch als Konsequenz einer vollständigen Prozessunterstützung – deckt das Dokumentenmanagement System syneris auch die revisionssichere Archivierung von E-Mails und die Entlastung der Postfächer der Mitarbeiter ab. Einstellbare Automatismen (Firmenstandard oder Mitarbeiter-bezogen) erleichtern das Handling.

Funktionen

Eingehende E-Mails

Eine oder mehrere E-Mails inkl. Attachments können aus jedem beliebigen Outlook Ordner mit Drag & Drop in das Dokumentenmanagement System syneris übernommen werden. Dabei kann der User für E-Mail-Body und Attachments beliebige Dokumentenarten wählen, Felder aus der E-Mail (z.B. Empfänger, Absender, Betreff, Datum, …) in die ausgewählte Dokumentenart automatisch übernehmen oder die Eigenschaften des anzulegenden Objekts manuell befüllen.

E-Mail zur Prozesssteuerung

Bei der Abbildung von Prozessen in syneris erfolgt die Benachrichtigung, z.B. über erfolgte oder durchzuführende Arbeitsschritte in vielen Fällen über E-Mails. Via Link-Funktion kann der Benutzer mit einem Mausklick (z.B. aus Outlook) auf das relevante Objekt (Dokument oder Informationsobjekt) in syneris zugreifen.

E-Mail-Versand

Mit der Funktion "Send E-Mail" im Dokumentenmanagement System syneris können beliebige Dokumente als Attachments an den E-Mail-Editor (z.B. Outlook) übergeben werden. Die Attachments werden ggfs. gezipt und somit speichersparend versendet.

E-Mail-Archivierung

E-Mails können sowohl in Body und Attachments getrennt (in verschiedenen Dokumentenarten) als auch in Form von E-Mail-Containern abgelegt werden. Diese beinhalten die .msg Datei, welche aus dem Body und allen dazugehörigen Attachments besteht Mail wird vollständig unter einem syneris Objekt als eine einzelne Datei abgelegt (aus rechtlicher Sicht müssen E-Mails immer vollständig abgelegt werden – dies wird hiermit erfüllt). Die .msg Dateien können zu Archivierungszwecken nach PDF/A (Standardformat zur Archivierung) konvertiert werden.

Weitere Informationen unter syneris Office & E-Mail

Juni 2008

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