Workflowmanagement inkl. Dokumentenlenkung

Workflowmanagement mit syneris (CIMGRAPH Explorer) ermöglicht automatisierte und digitalisierte Geschäftsprozesse, die alle notwendigen Arbeitsabläufe unterstützen, organisieren und optimieren.

Eine papierlose, digitale Dokumentenlenkung garantiert von der Erstellung und Prüfung bis zur Freigabe und Verteilung sowie Verwaltung / Archivierung sämtlicher Dokumentenversionen eine lückenlose, automatisierte Nachvollziehbarkeit aller Dokumente / Pläne.

Flexible Workflowmodellierung

Mit automatisierten Workflowmechanismen ist ein abteilungs- / standortunabhängiger Zugriff der zu einem Geschäftsprozess beteiligten Mitarbeiter gewährleistet.
Aktuelle Projektstati, Änderungen und Kommentare sind auf einen Blick verfügbar und nachvollziehbar:

• Automatisierte Zuordnung, verschiedener Dokumente zu einzelnen Strukturen (Anlagen, Projekte, Firmen, etc) - bei Bedarf Zuordnung eines Dokuments zu mehreren Strukturen (Verlinkung)
• Status- basierender Workflow: Jedes Dokument lässt sich in klar definierte Bearbeitungsphasen einteilen, z.B. Prüfungs-, Änderungs- und Freigabeprozess.
• Aufgaben- basierender Workflow: Definierte Aufgaben / Arbeitsanweisungen werden in einen Arbeitsvorrat gestellt.
• Ein Benachrichtigungssystem (E-Mail) regelt die Informationsverteilung
• Zentraler Dokumentenpool für alle Dokumente

Elektronische Dokumentenlenkung und Informationsverteilung

Im folgenden Beispiel wird, basierend auf der Dokumentenart "Zeichnung", der Workflow für einen Freigabe- und Änderungsprozess beschrieben.

Durch ein Berechtigungssystem werden Benutzerrechte festgelegt, die definieren, wer welche Dokumente ansehen, drucken, kommentieren oder bearbeiten darf. Bei geänderten Bearbeitungsstati übermittelt CIMGRAPH Explorer Benachrichtigungen / Erinnerungen per E-Mail an entsprechende Benutzer und sichert somit die Veröffentlichung von Informationen und Aufgaben. Diese Benachrichtigungen werden natürlich auch direkt im CIMGRAPH Explorer in einen vorgesehenen "Arbeitsvorrat" gestellt.

1. Eine neue Zeichnung wird vom Konstrukteur im Status "In Bearbeitung" angelegt.

2. Nach Fertigstellung setzt er die Zeichnung in den Status "In Prüfung".

3. Die Zeichnung landet im Arbeitsvorrat des Prüfers. Er erhält automatisch via E-Mail eine diesbezügliche Benachrichtigung.

4. Entweder

a. der Prüfer definiert Änderungsaufgaben für den Konstrukteur, die dann im DMS- Arbeitsvorrat des Konstrukteurs abrufbar sind ...

b. der Prüfer macht im (Technodat-) Viewer Anmerkungen auf der Zeichnung via Redlining- / Markup- Funktionalität. Die Zeichnung wandert dann automatisch zurück zum Konstrukteur zur Nachbearbeitung. Der Konstrukteur erhält eine Benachrichtigung per E-Mail.

c. Oder der Prüfer versetzt die Zeichnung in den Status "Freigegeben".

5. Für die freigegebene Zeichnung wird vom CIMGRAPH Plotmanagement automatisch eine Preview- (z.B. PDF, WMF/EMF, TIFF, …) bei Bedarf auch eine Archivdatei (z.B. TIFF, PDF/A) generiert. Somit steht den weiteren Abteilungen die Zeichnung zur Ansicht / "Bearbeitung" / Druck zur Verfügung.

Abb: Workflow - Freigabe- und Änderungsprozess

Jänner 2007

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