Möchten Sie, dass die Fülle der Dokumente für ein Projekt automatisiert in der vorgegebenen Projektstruktur abgelegt wird?
Die Anforderungen unserer Kunden bei der Einführung von syneris-Lösungen sind sehr unterschiedlich. Selten geht es um klassische, einfache Dokumentenmanagement-Anforderungen, sondern meistens um gezielte Lösungen wie zum Beispiel einer umfassenden Projektverwaltung und -abwicklung.
Unterschiedliche Dokumentenarten (Besprechungsprotokoll, Brief, Bestellung, Zeichnung, etc.) müssen verwaltet werden. Projektrelevante E-Mails sollen einfach und schnell in die
Projektverwaltung übernommen werden. Die automatisierte Strukturgenerierung erleichtert die Anlage eines Projekts.
Eine einheitliche Bezeichnungsweise der Dokumente soll möglichst automatisch unterstützt werden. Es sind aber nicht nur Dokumente, sondern auch Aufgaben bzw. Arbeitspakete –
versehen mit Terminen – zu verwalten. Dokumente müssen digital verteilt werden mit Terminerinnerungen für zu erledigende Aufgaben. Auch externe Projektpartner sollen einfachen
Zugriff über Webclients auf die Projektdokumente haben können, natürlich unter Berücksichtigung der Berechtigung.
Das alles und noch mehr ermöglicht syneris.
-
Erstellung der Dokumente
- Mustervorlagen für verschiedene Dokumentenartenarten (Besprechungsprotokoll, Notiz, Angebot,…)
- Übernahme von Dokumenten aus Windows-Verzeichnissen per "drag & drop"
- Integration der Microsoft-Office-Produkte
- Integration von E-Mails inkl. Attachments
-
Verwaltung und Projektabwicklung
- Automatische Einordnung der Dokumente in die vorgegebene Projektstruktur
- Zentrale geordnete Ablage der Dokumente (Textdokumente, Pläne, Bilder etc.) auf dem Datenbank- und Fileserver
- Sicherheit gegenüber unbefugten Zugriffen, gesteuert über Berechtigungssystem
- Nachvollziehbarkeit über den Werdegang eines Dokuments über die protokollierte Historie und Versionierung
- Anlage und Verwaltung von Aufgaben inkl. Statusverwaltung und Erinnerungsfunktion
- Ampelgrafik für eingehaltene bzw. überzogene Termine
-
Abstimmen, Prüfen, Freigeben, Versenden, Archivieren
- Konfigurierbarer Workflow für Abstimmen, Prüfen und Freigabe der Dokumente unter der Kontrolle des Berechtigungssystems
- Benachrichtigung per E-Mail über durchzuführende Aktionen
- Auf Wunsch automatische Konvertierung in PDF für z.B. freigegebene Dokumente für Versendung bzw. Archivierung
-
Suchen und Finden
- Vielfältige und variable Suchmöglichkeiten
- Nach Zeichenketten in verschiedenen Feldern
- Nach Terminen, Ersteller, Status, etc.
- Volltextsuche in Strukturen
Projektmanagement mit syneris
Alle zu einem Projekt gehörenden Informationen wie Mails, Protokolle, Pläne, Bescheide, ... aber auch damit verbundene Aufgaben werden übersichtlich mit syneris verwaltet.
zurück zu Lösungen
