Dokumente verteilen

Informationen und Dokumente werden auch von Personen benötigt, die nicht mit dem Dokumentenmanagement-System syneris arbeiten.

Grundsätzlich unterscheiden wir zwei Arten der Weitergabe:

1. Verteilung der Originaldateien

• Wenn der Adressat mit dem Dokument weiterarbeiten möchte. Das Dokument wird während dieser Zeit im zentralen Dokumentenmanagement-System gesperrt.

2. Verteilung der Dateien in einem allgemein lesbaren Format (z.B. PDF oder Tiff)

• Wenn das Dokument nur zum Viewen und Drucken benötigt wird.
• Wenn der Absender nicht möchte, dass der Adressat mit dem Dokument weiterarbeiten kann.

Die Verteilung kann durch Export an irgendeinen Ort des Netzwerkes (z.B. Verzeichnis) oder durch Versand per E-Mail erfolgen.

Wenn keine Originaldateien verteilt werden sollen, wird gleichzeitig mit der Verteilung eine Konvertierung in das gewünschte Format gestartet. Diese konvertierten Dateien können wie beim Drucken mit Stempelinformationen versehen werden.

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