Elektronische Signatur und Verschlüsselung

syneris bietet jetzt - anhand der neuen Partnerschaft mit der Compeco Handels GmbH (secrypt-Lösungen, die in syneris eingebunden werden) - eine umfassende Unterstützung der elektronischen Signaturarten.

Kurzübersicht zur Unterscheidung der elektronischen Signaturen:

• Allgemeine/einfache elektronische Signatur
• Fortgeschrittene elektronische Signatur
• Qualifizierte elektronische Signatur

An eine einfache elektronische Signatur werden keine besonderen Anforderungen gestellt. So gilt z.B. auch die Angabe des Absenders als "einfache" Signatur. In einem Zivilprozess unterliegen Dokumente bzw. Dateien mit einfachen elektronischen Signaturen der Beweiswürdigung durch das Gericht, das in seiner Bewertung frei ist. Im Rechtsstreit kommt es also darauf an, ob ein Signaturverfahren eingesetzt wurde, das vom Gericht als beweiswürdig eingestuft wird, was gegebenenfalls durch Gutachter festgestellt wird. Einfache elektronische Signaturen können gut für formfreie Vereinbarungen eingesetzt werden.

Eine fortgeschrittene Signatur muss mit einem einmaligen – praktisch also geheimen – Signaturschlüssel, der dem Signaturersteller während der Signaturerstellung zur Verfügung stehen muss, und mit Mitteln, die unter seiner alleinigen Kontrolle stehen, erstellt worden sein. Zusätzlich muss der Signaturersteller bei Bedarf identifizierbar sein. Dies erfolgt entweder über den dem Signaturersteller zugewiesenen Prüfschlüssel oder gegebenenfalls mittels während der Signaturerstellung erfasster biometrischer Unterschriften.
Im Rechtsstreit werden fortgeschrittene elektronische Signaturen wie "einfache" elektronische Signaturen als Objekte des Augenscheins behandelt, d.h. die sich auf die Signatur beziehende Partei muss beweisen, dass digitale Signatur und Identifizierungsmerkmal echt sind. Fortgeschrittene elektronische Signaturen können ebenfalls gut für formfreie Vereinbarungen eingesetzt werden.

Nur Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur können als elektronische Form eine per Gesetz geforderte Schriftform auf Papier ersetzen. In Übereinstimmung mit der europäischen Richtlinie ist eine qualifizierte elektronische Signatur eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die auf einem zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung gültigen qualifizierten Zertifikat beruht und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) erstellt wurde. Der Signaturschlüssel darf dabei ausschließlich in der SSEE gespeichert und angewendet werden, und die Übereinstimmung der SSEE mit den Vorgaben des Signaturgesetzes muss durch eine anerkannte Stelle geprüft und bestätigt werden. Dagegen ist auch für qualifizierte elektronische Signaturen eine Prüfung und Bestätigung der Signaturanwendungskomponente, welche Signatursoftware, Treiber und Chipkartenleser umfasst, nicht zwingend vorgeschrieben, jedoch ist mindestens eine Herstellererklärung nötig, in der der jeweilige Hersteller die Konformität der Komponente als qualifizierte Signatur bestätigt.

Einbindung der Signaturkomponente am Beispiel der Salzburg AG

Zahlreiche Dokumente mit internen Arbeitsanweisungen oder technischen Direktiven kursieren pro Jahr durch das Unternehmen. Die digitale Signaturkomponente von secrypt wurde unkompliziert über die API (application programming interface) in das interne Dokumentenmanagement-System syneris eingebunden.
syneris ist bei der Salzburg AG seit vielen Jahren unternehmensweit im Einsatz, gekoppelt an die unterschiedlichen Anwendungssysteme wie SAP, GIS, CAD und Office und steuert die notwendigen Abläufe.

Dokumentenfreigabe im digitalen Workflow

Das digitale Dokument durchläuft mehrere Bearbeitungsinstanzen und wird von den Verantwortlichen nacheinander elektronisch signiert und freigegeben. So erfolgt die vollständig digitale Prozessabwicklung ohne Medienbruch. Die elektronische Unterschrift kann dabei auch durch einen individuellen Signaturstempel im PDF abgebildet werden, zum Beispiel als eingescannte Unterschrift des Unterzeichners. Dieser Prozess wird über das Dokumentenmanagement-System gesteuert oder das Grafik-Signet wird manuell per Maus an der gewünschten Stelle im Dokument platziert. So sind auf den ersten Blick Authentizität und Integrität des Dokuments für jeden visuell erkennbar.

Die Umstellung vom papierbasierten auf den digitalen Dokumentenfreigabe-Prozess hat vielerlei Vorteile: Die Beschleunigung der Abläufe so wie Zeit- und Kostenersparnis. Zudem ist immer klar, wo sich das Dokument gerade befindet. Damit werden auch interne Compliance-Anforderungen erfüllt. Für die Unterzeichner, die die Dienstanweisungen freigeben, ist dieser Prozess eine enorme Erleichterung.

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