Projektverwaltung mit syneris für die Stadtwerke Passau

Die Stadtwerke Passau GmbH (SWP) haben sich im Sommer 2011 für den Einsatz von syneris zur Verwaltung der Stationsakte und aller damit verbundenen Dokumente/Pläne entschieden.

Aufgabenstellung

Der Einsatz des technisch orientierten Dokumentenmanagement Systems syneris soll für alle berechtigten Benutzer einfache und schnelle Zugriffsmöglichkeiten gewährleisten: D.h. auf alle relevanten Stationsakte (= Projekte) inkl. aller zugehöriger Dokumente/Pläne entweder aus der Betriebsmitteldatenbank AcosNMS heraus oder direkt über einen syneris-Client.
Außerdem soll ein abteilungsübergreifender Dokumenten-/ Planzugriff mit einfacher Workflowabbildung und entsprechender Dokumentenversionierung garantiert werden.
Die Dokumentenansicht über eine Preview-Komponente hat den Vorteil, dass nicht zwangsläufig jeder Benutzer Lizenzen/Kenntnisse für diverse Erzeugersysteme (z.B. AutoCAD …) benötigt.

Verwaltung der Stationsakte

Bei SWP gibt es große, stationsaktbezogene Dokumentenmengen. Es handelt sich um unterschiedlichste Dokumente wie z.B. Angebote, Aktenvermerke, Einreichunterlagen, M-CAD-Pläne (Baupläne, Lagepläne, Skizzen), Bedienungsanleitungen, Bescheide, Korrespondenz (E-Mails,…) und vieles mehr.

Es werden laufend Stationen (Photovoltaik-/ Trafostationen) neu, um- oder zugebaut.
Der Installationsneubau wird in AcosNMS als Projekt mit einem definierten Status angelegt. Das Projekt inkl. der zugehörigen Dokumente wird per Link mit syneris verknüpft und ist somit auf Knopfdruck verfügbar.

Easy-Archiv-Anbindung

Zu Easy Archiv, wo alle kaufmännischen Dokumente verwaltet werden, gibt es eine komfortable Schnittstelle. Dokumente (Rechnungen, Bestellungen, ...) werden von syneris ausgehend über den Easy-XML-Server gesucht und in syneris gelistet.
Die Dokumente aus der Trefferliste können bei Bedarf per drag & drop direkt auf den Stationsakt/Projekt in syneris übernommen werden. Dabei werden diverse Feldinformationen aus Easy Archiv vollautomatisch übernommen. Zusätzlich besteht noch die Möglichkeit, die syneris Feldinhalte zu ergänzen.

Überdies können projektrelevante Mails jederzeit aus Lotus Notes per drag & drop nach syneris übernommen werden.

Weitere Anbindungen gibt es zu MS Office, AutoCAD und Caddy++.

Die Stadtwerke Passau beliefern in der Region rund 30.000 Haushalte, Gewerbebetriebe und Industrieunternehmen mit Strom, Erdgas, Wärme und Wasser.

Oktober 2011

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