Elektronische Signatur bei der

In großen Unternehmen und Institutionen verschlingen Freigabeprozesse für wichtige Dokumente oft viel Zeit und Ressourcen. Sei es der gute alte Laufzettel oder die Unterschriftenmappe: Oft werden Papierdokumente nach dem Unterzeichnen verzögert in die nächste Abteilung weitergeleitet - oder verschwinden ganz. Fristen verstreichen, Effizienzeinbußen sind die Folge. Daneben sind die Kosten für die Archivierung hoch.

Aufrufen, Kontrollieren, Signieren: transparente Freigabeprozesse bei der Salzburg AG

Die Salzburg AG, das führende regionale Versorgungsunternehmen im Bereich Energie, Infrastruktur und Verkehr, hat mehr als 1.950 Mitarbeiter. Zahlreiche Dokumente mit internen Arbeitsanweisungen oder technischen Direktiven kursieren pro Jahr durch das Unternehmen. Eine digitiale Signaturkomponente von secrypt wurde unkompliziert über die API (application programming interface) in syneris eingebunden.
syneris ist bei der Salzburg AG seit vielen Jahren unternehmensweit im Einsatz, gekoppelt an die unterschiedlichen Anwendungssysteme wie SAP, GIS, CAD und Office und steuert die notwendigen Abläufe.

"Das Umstellen vom papierbasierten auf den digitalen Dokumentenfreigabe-Prozess hat vielerlei Vorteile für uns", erklärt Harald Zeirzer, IT-Projektleiter bei der Salzburg AG. "Wir beschleunigen den Ablauf und sparen damit Zeit und Kosten ein. Zudem ist immer klar, wo sich das Dokument gerade befindet. Damit erfüllen wir interne Compliance-Anforderungen. Für die Unterzeichner, die die Dienstanweisungen freigeben, ist dieser Prozess eine enorme Erleichterung". Die Umstellung auf den elektronischen Freigabeprozess wurde zunächst für die technischen Bereichsleiter eingerichtet. Die Ausweitung des Verfahrens auf weitere Bereiche des Dokumentenflows innerhalb des Systems ist in Planung.

Dokumentenfreigabe im digitalen Workflow

Im Rahmen der Umstellung auf elektronische Freigabeprozesse lassen sich viele Nachteile der papierbasierten Dokumentenfreigabe vermeiden, die Compliance erhöhen. Dabei ersetzt die elektronische Signatur auf digitalen Dokumenten die handschriftliche Unterschrift, wie zum Beispiel beim Abzeichnen einer Konstruktionszeichnung, beim Freizeichnen einer Bestellung, beim Bestätigen einer Dienstanweisung oder beim Billigen eines Urlaubsantrags.

Die Einbindung der Signaturkomponente in syneris erfolgt mittels einer komfortablen Programmier-Schnittstelle. Das digitale Dokument durchläuft mehrere Bearbeitungsinstanzen und wird von den Verantwortlichen nacheinander elektronisch signiert und freigegeben. So erfolgt die vollständig digitale Prozessabwicklung ohne Medienbruch. Die elektronische Unterschrift kann dabei auch durch einen individuellen Signaturstempel im PDF abgebildet werden, zum Beispiel als eingescannte Unterschrift des Unterzeichners. Dieser Prozess wird über syneris gesteuert oder das Grafik-Signet wird manuell per Maus an der gewünschten Stelle im Dokument platziert. So sind auf den ersten Blick Authentizität und Integrität des Dokuments für jeden visuell erkennbar.

Quelle: secrypt, Berlin | www.secrypt.de

Mai 2011

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