Wissensmanagement für Rohstoffhomologierung und Patentdatenbank im Bereich Forschung und Entwicklung

Die Constantia Teich GmbH, international führender Anbieter flexibler Verpackungsmaterialien u.a. für die Lebensmittel- und Tiernahrungsindustrie, aber auch für internationale Pharmakonzerne, setzt syneris bereits seit 2008 zur Verwaltung von Dokumenten/Zeichnungen ein, schwerpunktmäßig in den Unternehmensabteilungen Projektierung und Instandhaltung (in Kopplung mit SAP PM).

Zukünftig wird syneris auch in der Forschung und Entwicklung (F&E) für den Wissensaustausch verwendet

Aufgabenstellung

syneris soll in den Bereichen
• der Rohstoffhomologierung und
• für die Verwaltung der Patentdatenbank eingesetzt werden.

Der Zugriff auf die Dokumente muss verschiedenen Benutzergruppen schnell und unkompliziert möglich sein. Einfacher Zugriff für alle (im Rahmen eines Berechtigungssystems) auf sämtliche Dokumente, einfache Freigabeprozesse und die Integration von Daten aus bestehenden Anwendungen über einfache Tabellen-Importschnittstellen sind dabei zentrale Anforderungen. Die Implementierung/Anpassung soll in das bereits für die Projektierung aufgesetzte syneris-System erfolgen.

F&E-Projekte
Die Projekte werden mit den zugehörigen Dokumenten und Aufgaben angelegt. Ein „Projekt“ dient als Sammelorder für diverse Dokumente, Arbeitspakete und Aufgaben der F&E.
Bei Start eines Projekts werden E-Mailbenachrichtigungen an die Projektmitglieder versandt. Unterhalb des Projekts werden automatisiert Strukturen von syneris geführt und angelegt.

Rohstoffhomologierung → Definierte Workflows zur Dokumentenlenkung

Mit der Rohstoffhomologierung sind zahlreiche Anforderungen und Prozesse u.a. aus dem Bereich Qualitätsmanagement, der Rohstoffprüfung oder auch hinsichtlich Lieferanteninformationen, Recherche, … verbunden.
syneris übernimmt dabei die Dokumenten- bzw. Prozesslenkung. Der Workflow ist ein Kernstück von syneris und dient dazu, Aufgaben geordnet durchzuführen und auch als Koordinator um den Überblick über mögliche Verzögerungen zu gewährleisten.
Es soll unterschiedliche Workflows mit einem flexiblen Statusnetz geben. Es wird dabei eine festgelegte Reihe von „Prüfstationen“ durchlaufen.

Aufgabenmanagement für die Rohstoffprüfung
Für die Rohstoffprüfung gibt es genau definierte Schritte, die als „Aufgaben“ abgewickelt werden. In syneris wer-den dafür verschiedene Aufgabentypen angelegt (z.B. für die Datenanfrage, Durchführung, Ergebnis, …).
Wird ein Rohstoffprüfungspaket in den Status „Aktiv“ gestellt, dann werden die einzelnen Aufgaben von syneris angelegt und mit dem Rohstoffprüfungspaket verknüpft.

Berechtigungssystem
Die Berechtigung in syneris ist Projekt bezogen. D.h. Berechtigungen werden auf Projekte vergeben. Die definierten Berechtigungen werden die dem Projekt untergeordneten Aufgaben „vererbt“.

Kopplungen / Datenübernahme
Daten und Dokumente aus Windows-Explorer-Strukturen, aus Easy Archiv und aus SAP werden mittels flexiblen syneris-Importer-Schnittstellen automatisiert abgeglichen, nach syneris übernommen und entsprechend verknüpft.

Verwaltung der Patentdatenbank

Zukünftig wird das Patentdatenbankwesen mit syneris verwaltet. Die Altdaten aus der Access-Datenbank werden automatisiert nach syneris übernommen.
Beginnend mit der Recherche, der Patentanmeldung, diversem Schriftverkehr, … bis hin zur Patentgenehmigung werden alle zugehörigen Tätigkeiten und Dokumente in syneris abgebildet und verwaltet.

Abb: Musterbeispiel Aufgabenverwaltung im Bereich Rohstoffhomologierung

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