Anlagenbezogenes Projektmanagement und Sicherheits-/Anlagenmanagement
für Teich AG

Seit April 2009 arbeitet die Teich AG erfolgreich mit dem syneris Dokumentenmanagement System als Anlagenbezogenes Projektmanagement und Sicherheits-/ Anlagenmanagement System.

Die 1912 gegründete Teich AG, mit Sitz in Weinburg (NÖ), ist mit über 750 MitarbeiterInnen ein Teil der Constantia Flexibles und der börsennotierten Constantia Packaging AG.

Das Unternehmen ist ein international führender Anbieter flexibler Verpackungsmaterialien. Aus den wichtigsten Rohstoffen Aluminium, Papier und Kunststoff werden weltweit qualitativ hochwertige Produkte für die Milchwirtschaft, Süßwaren-, Lebensmittel-, und Tiernahrungsindustrie sowie internationale Pharmakonzerne gefertigt und geliefert.
 

Lösung/Umsetzung

Das syneris Dokumentenmanagement System wird zur Verwaltung sämtlicher Daten bzw. Zeichnungen/Dokumente - insbesondere aus den Abteilungen Projektierung und Instandhaltung - eingesetzt. Dies betrifft die Unternehmensbereiche: "Technische Projektierung", "Sicherheit & Anlagenmanagement", "Zeichnungsverwaltung allgemein" und zu einem späteren Zeitpunkt auch die "Bescheidverwaltung".

Alle Anlagenneubauten und -umbauten werden von der Technischen Projektierung mit dem syneris DMS abgewickelt.
Im Zuge der Projektanlage im syneris Dokumentenmanagement System wird am Projekt ausgewählt, an welchen Anlagen (SAP Technische Plätze) der Neu-/ Umbau stattfindet.

Innerhalb des Projektes erstellt das syneris DMS nach erfolgten Feldeinträgen/ Beschlagwortung sofort einheitliche Strukturen. Der Strukturbaum wird von syneris jedoch erst erstellt, sobald das erste Dokument angelegt wurde (es gibt somit keine leeren Ordner).
Ein wesentlicher Vorteil dieses syneris Projektmanagements ist, dass alle Projekte einheitlich aussehen.

Die Zuordnung neuer Dokumente (z.B. E-Mails, Protokolle, CAD-Zeichnungen …) in die passende Projektstruktur erfolgt nach Beschlagwortung automatisiert durch syneris, unabhängig davon, an welcher Stelle im System sich der Anwender zum Bearbeitungszeitpunkt befindet.
Es werden ggfs. auch vordefinierte Vorlagen herangezogen und in die Projektstruktur eingefügt.
Anhand des Attributs "anlagenrelevant j/n" wird vom Anwender festgelegt, ob das jeweilige Dokument automatisch in die Anlagenstruktur verknüpft werden soll.
Bestimmte Dokumentenarten wie z.B. CAD-Zeichnungen oder Abnahmeprotokolle sind nicht manuell zu kennzeichnen, da diese immer anlagenrelevant sind.
Solange Dokumente nicht als anlagenrelevant gekennzeichnet sind, hat der Unternehmensbereich "Sicherheits- & Anlagenmanagement" auch keinen Zugriff auf diese Dokumente.

Die Basis für das syneris Dokumentenmanagement System im "Sicherheits- & Anlagenmanagement" sind die Technischen Plätze in SAP (Anlagenstruktur).
Die SAP/syneris- Kopplung synchronisiert die Technischen Plätze aus SAP nach syneris. Änderungen an der Anlagenstruktur in SAP werden automatisiert nach syneris übernommen.
Vom Technischen Platz in SAP ausgehend erfolgt der Zugriff auf das syneris DMS über einen Button.
Es wird der Technische Platz samt der relevanten Feldinformationen mit sämtlichen zugehörigen Dokumenten in syneris angezeigt.
Über die syneris Preview-Ansicht werden sofort alle Dokumente angezeigt, egal ob das Originärformat aus Word, CAD, … kommt.
Anschließend können Dokumentänderungen/-Neuanlagen vom Anwender vorgenommen werden.

Es werden bei Teich AG in syneris auch behördenrelevante Dokumente wie z.B. Bescheide verwaltet.
Zukünftig ist ein Teilprojekt zur detaillierteren Bearbeitung des Themas Bescheidverwaltung inkl. Auflagen-/ Aufgabenmanagement in syneris angedacht.

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